Skip to main content

UTUGradu: Sähköinen opinnäytetyöprosessi

Tervetuloa sähköisen opinnäytetyöprosessin ja UTUGradu-järjestelmän ohjesivustolle!

Tältä sivustolta löydät ylemmän korkeakoulututkinnon opinnäytteiden sähköisen arviointi- ja julkaisuprosessin ja sen toteutusympäristön, UTUGradu-järjestelmän, kuvauksen ja ohjeet. Ohjeet ovat kaikille UTUGradua käyttäville tiedekunnille, laitoksille ja oppiaineille yhteiset poislukien oppiaineen/laitoksen omat ohjeet opinnäytetöiden muotoseikoista yms. 

  • Kullekin UTUGradun toimijalle olennainen tieto löytyy sivuston ylälaidan välilehtien alta vaiheittain prosessin etenemisjärjestyksen mukaisesti.
    • Huom. Ohjaajalle ja opiskelijalle tarkoitetuissa ohjeissa on myös alasivuja, jotka näkyvät, kun viet hiiren osoittimen välilehden päälle. Sivulta toiselle pääset siirtymään myös klikkaamalla aivan sivun alalaidasta löytyviä Previous- ja Next- painikkeita.
  • Lisäksi oikean laidan välilehdiltä löytyy yleistä tietoa opinnäytetyöprosessiin läheisesti liittyvistä tekijöistä eli Turnitin-plagiaatintunnistuksesta ja tekijänoikeudellisista seikoista.

Sivuston tietoja päivitetään tarpeen ja toiveiden mukaan. Palautetta voi lähettää osoitteeseen utugradu@utu.fi, josta saa myös tukea UTUGradun käytössä. Tästä linkistä pääset myös jatkuvasti auki olevaan anonyymiin palautekyselyyn.


Ajankohtaista

 

22.5.2018:  UTUGradu opinnäytelomakkeella on havaittu muiden järjestelmien (Nettiopsu, Moodle) rajapintoihin liittyvä ongelma, jonka vuoksi opinnäytteen julkaisutietojen täyttösivulla Laitos, tiedekunta ja oppiaine -pudotusvalikko on tyhjä ja lisäksi ohjaajat ja tarkastajat saattavat kohdata ongelmia opinnäytetiedoston avaamisessa. Selvittelemme ongelmaa! EDIT: Ongelma on korjattu 22.5. klo 15.

 

Mikä ja miksi on UTUGradu?

Turun yliopisto siirtyy ylemmän korkeakoulututkinnon opinnäytteiden sähköiseen arviointi- ja julkaisuprosessiin eli UTUGradu-järjestelmään asteittain vuoden 2018 aikana.

Syksyllä 2017 on alkanut UTUGradun pilotointi, jossa ovat mukana opettajankoulutuslaitos, tulevaisuuden teknologioiden laitos sekä kauppakorkeakoulun tietojärjestelmätieteen oppiaine.  Huhtikuussa 2018 UTUGradun käyttäjäkunta laajenee jälleen, kun historian, kulttuurin ja taiteiden tutkimuksen laitos  sekä johtamisen ja yrittäjyyden laitos kokonaisuudessaan tulevat mukaan UTUGradun pilotointiin.

UTUGradu yhdistää ylemmän korkeakoulututkinnon opinnäytetöitä koskevan prosessin sähköiseksi kokonaisuudeksi, joka pitää sisällään plagiaatintunnistuksen, arviointi- ja hyväksymisprosessin, sähköisen julkaisemisen ja sähköisen arkistoinnin.

 Kaikki ylemmän korkeakoulututkinnon opinnäytteet ovat elektronisesti saatavilla, jolloin kansitetut opinnäytteet poistuvat ja opinnäytteiden saatavuus paranee olennaisesti.

 Opinnäytteiden pitkäaikaissäilytys varmistetaan (PDF/A-tiedostomuoto).

⇒ Opinnäytteiden hyväksymisprosessit yhdenmukaistuvat.

⇒ Lisäksi UTUGradun käytöllä varmistetaan, että tarkastajilla ja hyväksyjillä on käytössä sama tiedosto, joka myös arkistoidaan ja tallennetaan kirjaston tietojärjestelmiin.

 

  • Teknisen ympäristön suunnittelusta ja toteutuksesta vastaa lT-palvelut.
  • Käyttöönoton suunnittelusta (asiakaspalvelu ja koulutukset) sekä plagiaatintunnistuksesta osana prosessia vastaa koulutuksen toimiala.
  • Bibliografisten tietojen varmistamisesta ja opinnäytetyön julkaisuarkisto UTUPubiin siirtämisestä vastaa kirjasto.

Miten UTUGradu toimii?

Prosessi kulkee UTUGradu-järjestelmässä, jossa hyödynnetään kahta eri ympäristöä:
UTU Forms -lomakejärjestelmä: Opinnäytetyön tietojen täyttämiseen (julkaisuarkistoa varten) ja arviointiin tarkoitettu verkkolomakepohja, jonka kautta prosessi etenee. Järjestelmä lähettää kustakin työvaiheesta tarvittaville tahoille sähköpostiviestin (utu-osoitteeseen) ohjeineen ja tarvittavine linkkeineen.
Moodle ja Moodle-tehtävät: Moodle-alueella toimivat työn PDF/A-validointitehtävä ja Turnitin-plagiaatintunnistustehtävä. UTUGradussa käytetty Turnitin-tarkastustehtävä on arkistoiva eli sinne palautettu työ tallentuu Turnitin-tietokantaan.

Prosessin eteneminen tiivistetysti

1. Opinnäytteen tarkastus- ja julkaisuprosessi alkaa ohjaajan toimesta UTUGradu-opinnäytelomakkeella sitten, kun ohjaaja ja opiskelija(t) ovat yhdessä sopineet työn olevan valmis eli työhön ei tule enää muutoksia. Ohjaaja valitsee lomakkeelle opiskelija(t) ja Moodle-kurssialueen, jolle opiskelija palauttaa työnsä tarkastettavaksi. 

Huom. UTUGradu-lomakeprosessin aloittamisen jälkeen työn sisältöä ei voi enää muuttaa ilman että prosessi pitää aloittaa alusta (vrt. kansitetun työn palautus tarkastukseen). UTUGradu-järjestelmää ei siis tule käyttää työn ohjaamisen ja esitarkastuksen välineenä.

 

► Opiskelija saa sähköpostin järjestelmästä.

2. Opiskelija muuntaa valmiin opinnäytetyönsä ensin pitkäaikaissäilytykseen sopivaan PDF/A-tiedostomuotoon, tarkistaa sen PDF/A-validaattorilla ohjaajan Moodle-kurssialueella ja palauttaa saman tiedoston tarkastettavaksi Turnitin-alkuperäisyydentarkastukseen em. Moodle-kurssialueella. Tämän jälkeen opiskelija täyttää opinnäytetyönsä bibliografiset ja julkaisua koskevat tiedot UTUGradu-opinnäytelomakkeelle.

Huom. Lomaketiedot vahvistamalla opiskelija hyväksyy opinnäytetyönsä palautuksen tarkastettavaksi ja julkaistavaksi eikä voi enää oma-aloitteisesti tehdä muutoksia työhön. 

Huom. Mikäli opinnäyte on tehty parityönä, toinen opiskelija saa sähköpostin järjestelmästä ja käy tarkistamassa lomakkeelle täytetyt opinnäytteen ja sen julkaisua koskevat tiedot.

► Ohjaaja saa sähköpostin järjestelmästä.

3. Ohjaaja tekee opinnäytteen Turnitin-raportin analyysin Moodlessa, ja hyväksyy Turnitin-tarkastuksen ja opiskelijan täyttämät tiedot UTUGradu-lomakkeella, ja merkitsee työlle tarkastajat ja hyväksyjän (laitosjohtaja/dekaani).

Huom. Mikäli ohjaaja toimii myös opinnäytteen tarkastajana, tulee hänen merkitä myös itsensä tarkastajaksi lomakkeelle!

Huom. Yliopiston ulkopuolisille tarkastajille tulee hakea vierailijatunnukset!

 

► Tarkastajat saavat sähköpostin järjestelmästä.

4. Tarkastajat noutavat ensin lomakkeelta tarkastettavan opinnäytetiedoston ja antavat arviointilausuntonsa UTUGradu-opinnäytelomakkeella neljän viikon sisällä siitä, kun ovat saaneet sähköpostin tarkastukseen saapuneesta työstä.

Huom. Mikäli tarkastajat laativat lausuntonsa yhteisesti, tulee silti molempien  käydä kirjaamassa lausunto lomakkeelle!

 

►Opiskelija(t) saa sähköpostin järjestelmästä.

5. Opiskelija(t) lukee lausunnot ja esittää halutessaan huomautuksensa UTUGradu-opinnäytelomakkeella, ja lähettää lomakkeen eteenpäin työn hyväksyjälle seitsemän päivän kuluessa siitä, kun on saanut viimeisen sähköpostin tarkastajan arviointilausunnon saapumisesta.

 

► Työn hyväksyjä saa sähköpostin järjestelmästä.

6. Työn hyväksyjä (laitosjohtaja/dekaani) saa tämän jälkeen itse opinnäytetiedoston, tarkastajien lausunnot ja mahdollisen opiskelijan/opiskelijoiden huomautuksen luettavakseen UTUGradu-opinnäytelomakkeella, ja päättää jatkotoimista lomakkeen tarjoamien vaihtoehtojen mukaan (ts. antaa työlle lopullisen arvosanan).

 

► Opiskelija(t) saa sähköpostiinsa tiedon työn arvostelusta.

► Lomakkeelta lähtee sähköpostissa  tiedot tiedekunnan opintohallintoon opintosuorituksen rekisterointiä varten.

Mikäli työ saa hyväksytyn arvosanan, opinnäytetiedosto bibliografisine tietoineen siirtyy lomakkeella kirjaston käsiteltäväksi ja sitä kautta arkistoitavaksi ja julkaistavaksi. Mikäli opiskelija on valinnut lomakkeella avoimen julkaisutavan,  tulee hänen koko työnsä saataville avoimeen verkkojulkaisuarkisto UTUPubiin. Tiivistelmä julkaistaan UTUPubissa julkaisutavasta riippumatta.